Dlaczego nikt nie chodzi do biura?

Stół pingpongowy i darmowe lunche nie sprowadzą ludzi z powrotem do biur. Jeśli chcesz znów zapełnić swoje biuro, musisz zrozumieć potrzeby pracowników i wyjść naprzeciw ich oczekiwaniom. Ten artykuł pomoże ci spojrzeć na problem z innej perspektywy.

W artykule:

  1. Dlaczego pracownicy nie chodzą do biur?
  2. Czego chcą pracownicy podczas pracy hybrydowej?
  3. Co zrobić, żeby zachęcić pracowników do twojego biura?

Dlaczego pracownicy nie chodzą do biur?

Powodów jest tak wiele jak samych pracowników. Warto pamiętać, że nigdy nie dasz rady dogodzić każdemu. Wymienione niżej czynniki to wnioski, które wyciągnęliśmy z badań oraz rozmów z naszymi klientami. Dlatego w mniejszym lub większym stopniu są one generalizacją, która ma naświetlać najczęstsze powody, dla których pracownicy rezygnują z wizyt w biurze. 

Nie widzą powodów do wizyt w biurze 

Przez około 2 lata pandemiczne restrykcje zmuszały pracowników do pracy z domu i jasno pokazały, że skuteczny home office jest możliwy. Firmy dalej funkcjonują, a pracownicy wciąż wykonują swoją pracę. Nic więc dziwnego, że na wieść o powrocie do biura część z nich zadała proste pytanie: dlaczego?

To samo pytanie powinni zadać sobie pracodawcy. Chcesz sprowadzić pracowników do biura, bo płacisz za pustą przestrzeń biurową? To nie jest ich problem. Część pracowników uważa, że powodem stojącym za namawianiem do powrotu jest potrzeba większej kontroli ze strony zarządu, uzasadnianie wysokich kosztów najmu powierzchni biurowej lub nawet usprawiedliwienie istnienia sporej liczby stanowisk managerskich.

Jeśli chcesz, żeby twoi pracownicy znów pojawiali się w biurze, musisz dać im prawdziwe powody do powrotu. Powody, ponieważ co dla jednego z pracowników będzie wystarczającą motywacją, na innym może nie zrobić najmniejszego wrażenia.

Zmienił się ich model życia 

Dla wielu ludzi wraz z pandemią nadszedł czas na zmianę miejsca zamieszkania. Część chciała być bliżej rodziny, inni nie widzieli sensu wynajmowania mieszkania w centrum miasta, a praca zdalna pozwoliła im na zmiany. Tacy pracownicy prędzej zmienią pracę niż zaczną znów regularnie uczęszczać do biura i pora się z tym pogodzić. 

Niestety, pracodawcom często trudno zrozumieć tę sytuację. Lubią powtarzać, że wszystko “wróci do normy”. Otóż nie, nic nie wróci do normy, ponieważ nie ma skąd wracać. Twoi pracownicy mają już nową normę, a jej kształt nie jest podyktowany twoim biurem. 

Praca z biura nie różni się od pracy z domu 

Zastanów się co myśli pracownik, który przyjeżdża do biura, tylko po to, żeby przez 8 godzin wykonywać pracę przy komputerze, którą równie dobrze mógłby wykonać z domu. Zapewne zastanawia się nad sensem wizyt w biurze w ogóle.

Atrakcyjna praca w siedzibie firmy musi oferować coś więcej niż home office. Z raportu JLL wynika, że aż 33% pracowników chciałoby zaoszczędzić czas na rutynowych zadaniach i przeznaczyć go na pracę kreatywną. Zastanów się jak twoje biuro może im w tym pomóc.  

Nie mają dla kogo przyjeżdżać 

Wyobraź sobie któregoś ze swoich pracowników z krótkim stażem. Podjął decyzję o wizycie w biurze. Przyjeżdża na miejsce, wymienia kilka „cześć” po drodze do biurka, zalicza krótki small talk w kuchni, idzie na lunch, a wychodząc rzuca kilka „na razie”. Brzmi mało ekscytująco, prawda?

W biurze lubimy spotykać znajomych. Niestety, narzucone z góry lub źle egzekwowane harmonogramy pracy hybrydowej często uniemożliwiają takie spotkania. Jeśli chcesz, żeby doświadczenia z wizyt w biurze były pozytywne, zastanów się nad różnymi modelami pracy hybrydowej i dopasuj je tak, żeby dać pracownikom jak największą swobodę spotykania się. 

Nie czują się dobrze w miejscu pracy 

Czy twoja firma dba o inkluzywność i różnorodność? Czy któryś z pracowników mógł poczuć się wykluczony ze względu na wiek, płeć, narodowość, orientację, albo z jakiegokolwiek innego powodu? Musisz pamiętać, że uczestnictwo w konferencjach i wspieranie organizacji poruszających te kwestie to coś innego niż zachowanie w biurze. 

Nie mam na myśli tylko głośnych przypadków, które zwykle kończą się zwolnieniami. Może młodsi pracownicy rozmawiając ze swoją starszą koleżanką, pytają ją tylko o dziecko, jakby na tym kończyła się jej osoba? A może introwertyk jest posądzany przez współpracowników o niedostateczną socjalizację? 

Powody, dla których ktoś z twoich podwładnych może poczuć się źle ciągną się w nieskończoność. Nie jesteś w stanie wyłapać każdej takiej sytuacji oraz nie każda kwalifikuje się do zgłoszenia w dziale HR, a jednak negatywnie wpływają na obraz twojego biura. 

Jeśli chcesz przeczytać więcej na temat wykluczenia w kontekście pracy hybrydowej i zdalnej, polecam ten artykuł The New York Times

Przyjazd do biura = 12 godzinny dzień pracy 

Nie oszukujmy się, praca w biurze jest bardziej wymagająca niż ta z domu. Musimy liczyć się z poświęceniem czasu od porannych przygotowań, przez dojazd do miejsca pracy, szukanie miejsca parkingowego, aż po powrót do domu. 

W większych miastach powrót do domu samochodem może zająć nawet 2 godziny. To wydłuża czas poświęcony na pracę do 10 godzin, a nie wzięliśmy jeszcze pod uwagę porannego dojazdu. Nie ma co się czarować, takie sytuacje źle wpływają na work-life balance, o który pracownicy dbają teraz bardziej niż przed pandemią

Zastanów się jak możesz zaoszczędzić wolny czas pracowników, który oni wciąż poświęcają pracy, ponieważ przyjechali do biura. Z doświadczenia mogę dodać, że odpowiedni system rezerwacji miejsc parkingowych realnie pomaga skrócić czas potrzebny na dotarcie do pracy. 

Biuro jest mało atrakcyjne 

W atrakcyjności biura chodzi o jego estetykę, wygodę i innowacyjność. Wszyscy lubimy przebywać w ładnych przestrzeniach, więc jeśli twoje biuro to kilkanaście identycznych biurek, wśród gołych ścian, bez roślinności ani żadnych urozmaiceń, nie dziw się, że pracownicy są mało entuzjastyczni na myśl o wizycie w nim. 

Dla części pracowników warunki panujące w biurze będą zwyczajnie niedogodne. Wszyscy doświadczyliśmy już słynnych walk o klimatyzację, ale problem jest o wiele szerszy. Jakość powietrza, wygoda siedzenia przy biurku, hałas w biurze i wiele innych czynników wpływa na komfort pracowników. Twoje biuro może być bardzo komfortowe w porównaniu do innych, ale pamiętaj, że alternatywą dla twoich pracowników nie jest inne biuro, tylko ich własny fotel, biurko itd. 

Fragment raportu JLL „Workforce preferences barometer” 

Pracownicy chcą innowacyjnych biur, pełnych nowoczesnych technologii, na które nie mogą pozwolić sobie w domu. Powyżej pokazałem wykres z raportu JLL, przedstawiający oczekiwania pracowników względem wsparcia technologicznego i to w jakim stopniu pokrywa je pracodawca. Aż 61% pracowników oczekuje technologii wspomagającej współpracę w biurze, której prawie 1 na 4 pracodawców nie dostarcza. Zastanów się jakie wsparcie technologiczne poza komputerami oferuje pracownikom twoje biuro, ponieważ to tutaj może leżeć powód ich absencji. 

Czego chcą pracownicy podczas pracy hybrydowej?

 Określenie czego oczekują i potrzebują pracownicy często mija się z rzeczywistością, ponieważ managerom i dyrektorom trudno jest przyjąć perspektywę pracownika. Z raportu future forum przygotowanego przez firmę Slack wynika, że work-life balance szeregowych pracowników jest 40% gorszy w porównaniu do przedstawicieli stanowisk kierowniczych, a także dotyka ich większy stres związany z pracą. Pracownicy płacą prawdziwą cenę różnych polityk powrotu do biura, więc jeśli chcesz mieć ich po swojej stronie, spójrz na sprawę ich oczami. 

Jasny i elastyczny harmonogram 

W trakcie dyskusji o powrocie do biur tyle uwagi zwraca się na miejsce pracy, że pomija się inny ważny aspekt – czas pracy. 94% pracowników umysłowych chce elastyczności w ustalaniu kiedy pracują, w porównaniu do „jedynie” 79% domagających się elastyczności w wyborze miejsca pracy. 

Dodatkowo, pracownicy coraz częściej chcą wiedzieć dlaczego mają pojawić się w biurze. Biorąc pod uwagę miesiące źle organizowanej pracy hybrydowej bez odpowiednich narzędzi, trudno się im dziwić. 

Jasno określone zasady i wymagania (np. w polityce pracy hybrydowej) oraz elastyczność w kwestii czasu i miejsca pracy to ważne wymogi, których spełnienia coraz częściej domagają się pracownicy. 

Work-life balance 

W raporcie firmy Microsoft czytamy, że ponad połowa (53%) pracowników jest bardziej skłonna przedkładać swoje zdrowie i dobre samopoczucie nad pracę niż miało to miejsce przed pandemią. Jednocześnie obserwujemy, że w tym roku sporo wizyt w biurze trwa mniej niż 6 godzin, co może wynikać z wliczenia w 8-godzinny dzień pracy czasu, który pracownicy muszą poświęcić na komunikację do i z biura. 

Fragment raportu JLL „Workforce preferences barometer” 

Wszystko wskazuje na to, że trend priorytetyzowania swojego zdrowia będzie zyskiwał na sile, a czasy poświęceń dla pracy powoli odchodzą w niepamięć. 

Poczucie własnej wartości 

Pracownicy chcą czuć, że mają znaczenie dla firmy. Chcą wiedzieć, że ich obecność jest zauważana, a ich praca doceniana. Jeśli wizyty w twoim biurze napełniają ich przekonaniem, że ich obecność nic nie zmienia, a oni sami są tylko niezauważanym trybikiem, nic dziwnego, że tam nie wracają. 

Przełamanie rutyny 

Przychodząc do biura, pracownicy nie chcą wykonywać tych samych zadań i w ten sam sposób co na home office. Zmiana w rutynie pracy może być tym, co przyciągnie ich do biura.  

Pamiętaj przy tym, że sama możliwość nie sprawi, że pracownicy zaczną pracować inaczej. Jeśli po przyjeździe do biura zasypuje ich natłok spraw, a deadline depcze im po piętach, nie będą mieli czasu ani ochoty w ogóle próbować czegoś nowego. 

Spotkania ze znajomymi 

Ostatnio wiele pisze się o postpandemicznym upadku zespołowości i obluzowaniu więzów społecznych w pracy. Powrót do biur ma być remedium, które uzdrowi relacje i zbliży do siebie ludzi. Mam złą wiadomość: najprawdopodobniej tak się nie stanie. 

Dlaczego? Bo pracodawcy nie zapewniają odpowiednich warunków do skutecznej socjalizacji. Pracownik przede wszystkim musi mieć czas, żeby podjąć z kimś interakcję. Potrzebna jest też przestrzeń. Szybkie rozmowy między spotkaniami na Teams, pośród biurek, nad głowami współpracowników to nie jest rodzaj socjalizacji, który zbliży do siebie kogokolwiek. 

Pracownicy potrzebują czasu i przestrzeni, żeby móc na nowo budować zespołowość. Dlatego zastanów się nad redefiniowaniem pracy w biurze i przeznaczeniem czasu na odpowiednią socjalizację. 

Co zrobić, żeby zachęcić ludzi do twojego biura? 

Uczestniczyłem ostatnio w webinarze dotyczącym zachęcania ludzi do przychodzenia do biura. Pewna firma lunchingowa chwaliła się, że od wprowadzenia darmowych lunchy we wtorki i czwartki, frekwencja w te dni skoczyła nawet o 40%. 

Dyplomatycznie przemilczeli, że w pozostałe dni obecnych w biurze jest dalej około 3-4% pracowników. Dzieje się tak dlatego, że metoda wspomnianej firmy to najzwyklejsze przekupstwo bez faktycznego wpływu na relację pracowników z biurem.

Nie mam nic do benefitów, są przyjemnym dodatkiem, który bardzo doceniam. Jednak musimy zdać sobie sprawę, że dorzucanie kolejnych na zasadzie „kto da więcej” nie jest drogą do budowania zdrowej relacji na linii pracownik – biuro.

A co jest tą drogą? Poniżej podaję kilka porad, które warto wziąć pod uwagę przed namawianiem pracowników do wizyty w biurze. 

1. Nie zmuszaj 

Powody pracy zdalnej są różne i nie sposób ich wszystkich wymienić. Zmuszanie pracowników, którzy mogą wykonywać obowiązki z domu, do przebywania w biurze 2-3 dni w tygodniu skończy się jeszcze większą niechęcią. 

2. Postaraj się zrozumieć 

Jeśli chcesz znać powody, dla których twoi pracownicy unikają wizyt w biurze, zapytaj ich. Zrób pośród nich anonimową ankietę i poproś, żeby nakreślili swoje oczekiwania, zasugerowali poprawki i wskazali największe problemy. 

3. Wyjaśnij kiedy i dlaczego 

Dostarcz pracownikom klarowną politykę pracy hybrydowej i nakreśl swoje oczekiwania wobec nich. Wyjaśnij im, kiedy potrzebujesz ich w biurze i dlaczego chcesz, żeby do niego przyszli. W końcu postaraj się dać im jak największą elastyczność i utrzymać synergię między waszymi potrzebami. 

4. Uatrakcyjnij biuro 

Spraw, żeby twoje biuro było atrakcyjne pod kątem estetyki, innowacyjności i wygody. Pamiętaj, żeby włączyć pracowników w proces decyzyjny. O wiele lepiej poczują się w miejscu, które pomagali tworzyć. 

5. Urozmaić pracę w biurze 

Podczas wizyt w biurze, pozwól pracownikom na korzystanie z niego w pełni. Daj im czas na rozmowy, kreatywne spotkania, próbowanie nowych rzeczy i wszystko, czego nie mogą zrobić w domu. Atrakcyjna praca w biurze nie może wyglądać tak jak praca z domu. 

6. Zadbaj, aby nikt nie czuł się wykluczony 

Zwiększ świadomość na temat inkluzywności w swoim biurze. Poinformuj pracowników o stanowisku firmy wobec akceptacji i różnorodności. Zadbaj, żeby pracownicy mieli się do kogo zgłosić ze swoimi problemami, niezależnie od tego jak niewielkie mogą się wydawać.

7. Zrozum work-life balance pracowników 

Zrozum, że pracownicy nie chcą przeznaczać swojego wolnego czasu na pracę. Jeśli twoje biuro znajduje się w centrum miasta, a dojazd do niego zajmuje sporo czasu, nie dziw się swoim pracownikom, że chcą wyjść z pracy jak najszybciej. 

8. Doceń pracowników 

Nic tak nie podcina skrzydeł pracowników jak poczucie, że są niedocenieni i zastępowalni. Zadbaj o to, żeby twoje biuro nie eskalowało takich uczuć.  

9. Eksperymentuj

Próbowałeś kiedyś przeznaczyć jeden dzień w miesiącu na zaproszenie wszystkich do biura i przeznaczenie go na same spotkania (niekoniecznie biznesowe)? Jeśli nie – spróbuj. Jeśli tak, nie przestawaj eksperymentować. Przepis na sukces w pracy hybrydowej jest inny dla każdej firmy. 

Podsumowanie 

Czy spędziłeś kiedyś 1,5-2 godziny na przygotowania i dojazd do miejsca, w którym możesz pograć przez pół godziny w ping ponga? Nie sądzę (a jeśli tak, gratuluję pasji do ping ponga). Czy spędziłbyś tyle samo czasu, żeby na miejscu zjeść lunch à la dieta pudełkowa? Pewnie nie. Dlatego przestań uznawać takie rozrywki i benefity jako rozwiązanie słabej frekwencji w biurze. 

Jeśli chcesz, aby twoi pracownicy znów przychodzili do biura, praca tam musi oferować coś więcej niż praca z domu. Zmień swoje podejście do biura. Spraw, żeby stało się miejscem kreatywnych brainstormów, networkingu i socjalizacji. Postaraj się, żeby praca w biurze nie kojarzyła się z 8 godzinami spędzonymi przed ekranem.  

Wejdź na chwilę w skórę swojego pracownika i szczerze zastanów się czy w twoim biurze jest cokolwiek, co może powodować entuzjazm. A teraz pomyśl, czy pracownicy mają czas z tego korzystać. Jeden Xbox na 200 pracowników może nie spełniać swojego zadania podczas 30-minutowej przerwy lunchowej.

Czasy piastowania tego samego stanowiska przez 30 lat w jednej firmie są już dawno za nami. Jeśli nie zapewnisz swoim pracownikom zadowalającej elastyczności, bez problemu zmienią pracę. Słuchaj ich potrzeb i staraj się, żeby praca dla twojej firmy była przyjemnością, a nie ciągłym dopasowywaniem się do niczym nie popartych wymogów.

Wojciech Feliks
Wojciech Feliks
Every company has its story, and I love telling stories. Privately a big fan of horror movies, ramen, and tea. I wouldn't say no to a journey around the world.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na 30 minutową prezentację online już dziś.

Podczas prezentacji przedstawimy realnie działający system oraz odpowiemy na wszystkie Twoje pytania – żadnych prezentacji typu PowerPoint 😉

Kto się ze mną skontaktuje?

Marcin, nasz dyrektor ds. relacji z klientami, umówi i odbędzie prezentację online w dogodnym dla Ciebie terminie.

Czy zobowiązuję się do czegoś?

Nie. Rozmowa jest darmowa i do niczego nie zobowiązuje.

Co po rozmowie?

Jeśli po rozmowie dalej jesteś zainteresowany naszym produktem, na adres mailowy przesyłamy dedykowaną ofertę oraz listę kolejnych kroków.