Jak wdrożyć aplikację do zarządzania pracą hybrydową i o co pytać zespół IT?

Zainteresowała Cię nasza aplikacja stworzona z myślą o zarządzaniu biurem w modelu pracy hybrydowej? Zastanawiasz się nad spotkaniem z nami ale obawiasz się, że wdrożenie aplikacji będzie bardzo skomplikowane? Żeby rozwiać Twoje niektóre wątpliwości przygotowaliśmy dla Ciebie kilka informacji związanych z działaniem naszego systemu wspierającego pracę hybrydową.

W artykule

  1. Co warto wiedzieć o Share by Parkanizer?
  2. Jak aplikacja pomoże Ci usprawnić działanie firmy?
  3. Jak będzie wyglądało wdrożenie Share by Parkanizer w praktyce?
  4. Kto powinien wziąć udział w spotkaniu na temat potencjalnego wdrożenia?
  5. Lista pytań, które warto zadać działowi IT/Security przed spotkaniem z nami

Co warto wiedzieć o Share by Parkanizer?

Aplikacja powstała z myślą o ułatwieniu sposobu pracy w modelu hybrydowym. Za jej pomocą pracownicy mogą rezerwować biurka oraz miejsca parkingowe.

Share by Parkanizer pozwala również na podzielenie biura na wirtualne strefy z możliwością zastrzeżenia lub przyznania dostępu do poszczególnych miejsc. Dodatkowo aplikacja udostępnia spersonalizowane raporty dotyczące zachowań pracowników.

Co znajdziesz w przykładowych raportach aplikacji Share?

  • Dowiesz się które części biura są najchętniej wybierane.
  • Sprawdzisz ilu rezerwacji dokonali Twoi pracownicy w danym czasie.
  • Dowiesz się kto i kiedy rezerwuje biurka oraz komu udostępnia swoje miejsce.
  • Raport obłożenia pozwoli Ci sprawdzić czy przestrzeń, którą zajmujecie jest odpowiednia. Dzięki danym z raportów skutecznie podejmiesz decyzję o zmniejszeniu lub zwiększeniu biura i wyznaczeniu stref dla gości.
  • Będziesz mieć dostęp do danych o obecności pracowników, czyli kto preferuje pracę zdalną, a kto woli korzystać z przestrzeni biurowej.

Lista niektórych funkcjonalności aplikacji Share:

  • Rezerwacja biurek
  • Rezerwacja miejsc parkingowych
  • Wyznaczenie biurek dla gości
  • Dzielenie biura na mniejsze strefy
  • Udostępnianie miejsc parkingowych i biurek innym pracownikom
  • Filtrowanie biurek po ustawionych przez administratorów parametrach
  • Colleague finder – wyszukiwanie pracowników w biurze i szybka rezerwacja miejsc koło znajomych
  • Spersonalizowane raporty dotyczące funkcjonowania biura i pracowników
  • Narzędzia administracyjne do zarządzania biurem i parkingiem

Jak aplikacja pomoże Ci usprawnić działanie firmy?

Przede wszystkim pracownicy sami  będą rezerwować biurka i miejsca parkingowe. Ktoś potrzebuje specjalnego miejsca do pracy? Z aplikacją może przefiltrować biurka po ustalonych parametrach tak aby wybrać najbardziej odpowiednie. Dostarczane przez aplikację raporty przedstawią liczbę rezerwacji i udostępnionych miejsc, obłożenie konkretnych stref oraz całego biura w różnych okresach.

Lista korzyści:

  • Oddasz rezerwację biurek w ręce pracowników
  • Usprawnisz działanie biura dzięki narzędziom administracyjnym
  • Udostępnisz miejsca parkingowe bez obawy, że na parkingu zapanuje chaos
  • Sprawdzisz jaki procent biura jest realnie wykorzystywany przez pracowników
  • Uzyskasz dane, dzięki którym sprawdzisz gdzie najczęściej przebywają pracownicy i podejmiesz decyzje co zrobić z niewykorzystywaną częścią powierzchni biurowej
  • Dowiesz się kto i kiedy pojawia się w biurze
  • Ułatwisz ergonomiczną pracę z funkcją filtrowania biurek po parametrach

Jak będzie wyglądało wdrożenie Share by Parkanizer w praktyce?

Z aplikacji korzysta już ponad 30 000 użytkowników. Wdrożenie jest szybkie i następuje w 9 prostych krokach.

  1. Kontaktujesz się z nami przez formularz na stronie internetowej w celu umówienia spotkania, a działowi IT w Twojej firmie przekazujesz listę pytań zawartą poniżej.
  2. Rozmawiamy na temat Twoich potrzeb i dokładnie opowiadamy o naszym rozwiązaniu wspierającym pracę hybrydową.
  3. Przesyłamy do Ciebie komplet dokumentów do weryfikacji, w tym: umowę, regulamin, umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz nasze polityki dotyczące zarządzania bezpieczeństwem, ryzykiem oraz oprogramowaniem (polityk może wymagać Twój dział IT). 
  4. Przed podpisaniem umowy możesz skorzystać z 30 dniowego okresu próbnego bez zobowiązań, dzięki czemu upewnisz się że nasza aplikacja sprawdzi się w Twoim biurze.
  5. Podpisujemy umowę lub po prostu akceptujesz regulamin i ustalamy termin uruchomienia usługi. 
  6. Wykonujemy konfigurację aplikacji, aby jak najlepiej działała w  Twoim biurze i na firmowym parkingu, tworzymy interaktywne mapy, ustawiamy strefy i  dodajemy użytkowników. 
  7. Twój dział IT przeprowadza testy systemu z naszą pomocą, a my udostępniamy instrukcje i filmy dla Twoich pracowników aby wesprzeć Cię w procesie wdrożenia.
  8. Pracownicy otrzymują dostęp do aplikacji i zostają z niej przeszkoleni.
  9. Wszyscy cieszą się przejrzystym systemem do zarządzania pracą hybrydową.

Kto powinien wziąć udział w spotkaniu na temat potencjalnego wdrożenia?

Do spotkania z nami najlepiej wyznaczyć osobę, który dobrze zna biuro i potrzeby firmy. Może to być Dyrektor, Office Manager, pracownik z działu administracji i ewentualnie osoba z działu IT. Podczas rozmowy przedstawimy Ci realnie działający system i wszystkie funkcjonalności aplikacji.

Przygotowaliśmy kilka case studies, dzięki którym zobaczysz, jak wdrożenie aplikacji Share przebiegło w innych firmach. Podczas spotkania może pojawić się kilka technicznych pytań, ale nie martw się, dzięki przygotowanej przez nas liście, z łatwością na nie odpowiesz.

Lista pytań, które warto zadać działowi IT/Security przed spotkaniem z nami

  1. Zgoda działu IT na realizację projektu
    • Chcemy wdrożyć aplikację Share do usprawnienia pracy hybrydowej w firmie, czy widzicie jakieś ograniczenia techniczne?
  2. Wymagania wewnętrzne
    • Czy macie swoje wymagania odnośnie produktu, który chcemy wdrożyć? Jeśli nie, to nic nie szkodzi, na spotkaniu dowiemy się, jak aplikacja działa w innych firmach.
  3. Kwestionariusz bezpieczeństwa
    • Czy Parkanizer będzie  musiał uzupełnić kwestionariusz bezpieczeństwa?
    • Czy mamy politykę bezpieczeństwa lub wymagania technologiczne o których Parkanizer powinien się dowiedzieć?
  4. Przechowywanie danych
    • Share to usługa (Software as a Service, SaaS) i dane przechowywane są po stronie firmy Parkanizer. Czy to jest dla Was okej?
    • Czy wymagacie instalacji na serwerach firmowych?
  5. Integracja systemu
    • Share umożliwia integrację z SSO klienta i Azure Active Directory lub innym dostawcą tożsamości pracowników. W tym przypadku potrzebna będzie konfiguracja techniczna po naszej stronie. Czy taki sposób Wam odpowiada?’
  6. Testy
    • Przed całkowitym wdrożeniem aplikacji Share przez 30 dni będziemy testować jej działanie? Kto będzie brał w tym udział?
  7. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie
    • Kto po naszej stronie zajmie się nadzorowaniem wdrożenia i testami? 
  8. Pytania dodatkowe
    • Czy z Waszej perspektywy jest jeszcze coś o co powinniśmy zapytać Parkanizera przed wdrożeniem aplikacji do firmy?
Magdalena Jarosz
Magdalena Jarosz
I am a psychologist with business experience. I work with startups from all over the world, helping them to implement technologies to large companies. My dream is to see Earth from space.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na 30 minutową prezentację online już dziś.

Podczas prezentacji przedstawimy realnie działający system oraz odpowiemy na wszystkie Twoje pytania – żadnych prezentacji typu PowerPoint 😉

Kto się ze mną skontaktuje?

Marcin, nasz dyrektor ds. relacji z klientami, umówi i odbędzie prezentację online w dogodnym dla Ciebie terminie.

Czy zobowiązuję się do czegoś?

Nie. Rozmowa jest darmowa i do niczego nie zobowiązuje.

Co po rozmowie?

Jeśli po rozmowie dalej jesteś zainteresowany naszym produktem, na adres mailowy przesyłamy dedykowaną ofertę oraz listę kolejnych kroków.