Dlaczego firmy powinny przygotować politykę pracy hybrydowej?

Czym jest polityka pracy hybrydowej, co obejmuje i dlaczego warto ją mieć? Poznaj przykłady polityki pracy hybrydowej innych firm i dowiedz się jak skutecznie ją wdrożyć! Przygotowaliśmy dla Ciebie również darmowy plik z najważniejszymi punktami, które pozwolą Ci sprawnie stworzyć skuteczną politykę pracy hybrydowej.

W artykule:

  1. Czym jest polityka pracy hybrydowej?
  2. Co powinna obejmować polityka pracy hybrydowej?
  3. Jakie pytania warto zadać przed wprowadzeniem polityki pracy hybrydowej?
  4. Jak stworzyć politykę pracy hybrydowej?
  5. Dlaczego potrzebuję polityki pracy hybrydowej?
  6. Przykłady polityki pracy hybrydowej
  7. Przygotowana przez nas polityka pracy hybrydowej

Czym jest polityka pracy hybrydowej?

To dokument określający prawa pracowników podczas hybrydowego systemu pracy. Zawiera informacje na temat kwestii prawnych oraz tego gdzie, jak i kiedy pracownicy danej firmy mogą wykonywać swoje obowiązki. Wzmożona potrzeba stworzenia polityki pracy hybrydowej pojawiła się w momencie wybuchu pandemii i konieczności przejścia dużej ilości ludzi na pracę zdalną.

Polityka pracy hybrydowej określa:

  • Czas pracy
  • Oczekiwania względem pracowników i pracodawcy
  • Podstawowe zasady pracy hybrydowej
  • Dopuszczalne miejsca pracy
  • System pracy hybrydowej
  • Prawa pracowników

Co powinna obejmować polityka pracy hybrydowej?

W zależności od profilu działalności firmy polityka pracy hybrydowej może zawierać różne elementy. Do podstawowych zalicza się czas pracy, miejsce jej wykonywania, kanały komunikacji, oczekiwania pracodawcy i pracownika, potrzebne zasoby oraz dany system hybrydowy. Jej ważnym aspektem jest również kwestia prawna czyli prawa pracownika.

Czas pracy

To bardzo istotne, żeby określić czas pracy oraz kwestie dostępności danych pracowników. Wiele firm wprowadza tak zwane working hours (eng: godziny pracy). Dzięki nim niezależnie od tego czy pracuje się zdalnie czy stacjonarnie, w danym przedziale czasowym pracownicy są dla siebie dostępni i umawiają się na spotkania.

Praca zdalna czasami mylnie jest postrzegana jako możliwość wykonywania obowiązków na przestrzeni całego dnia. Warto więc określić sztywne ramy czasu pracy na potrzeby bezpieczeństwa i ewentualnych wypadków, które mogą wystąpić podczas pracy zdalnej.

Miejsce pracy

Możliwość pracy hybrydowej daje elastyczność co do miejsca wykonywania obowiązków. Dlatego podczas tworzenia polityki pracy hybrydowej koniecznie trzeba wyznaczyć miejsca dozwolone na pracę.

Część pracowników będzie pracowała z domu, inni z kawiarni, ale mogą pojawić się tacy, którzy będą wybierali tłoczne i głośne miejsca lub ze słabym dostępem do internetu. Taka sytuacja może sprawić, że spotkania online z taką osobą będą nieproduktywne i trudne, a jakość jej pracy niska.

Oczekiwania

Poinformuj pracowników dlaczego firma zdecydowała się na model pracy hybrydowej. Jasno zaznacz w dokumencie czas obowiązywania danej polityki oraz oczekiwania odnośnie systemu pracy, potrzebnych zasobów (jak np. stabilne lub szyfrowane łącze internetowe), odpowiedni dress code lub konieczność włączania kamerek podczas spotkań online.

Google wprowadziło eksperymentalną metodykę spotkań z okrągłą częścią wypoczynkową z 2 osobami pracującymi stacjonarnie i 3 innymi na indywidualnych ekranach wideokonferencyjnych.

A „Campfire” space – metoda spotkań testowana przez Google

System pracy

Pracownicy potrzebują jasnego harmonogramu, do którego będą w stanie dopasować swoje obowiązki. Pięciodniowy tydzień pracy można podzielić np. na 2 dni w biurze i 3 dni pracy zdalnej lub na odwrót. Niektóre miejsca pracy organizują jeden dzień na spotkania, w którym wszyscy pracownicy muszą obowiązkowo uczestniczyć osobiście, a inni mogą woleć, aby pracownicy opracowali ścisłe harmonogramy ze swoimi menedżerami.

Coraz częściej firmy decydują się również na opcję Hot desking czyli system pracy, w którym nie ma przydzielonego miejsca pracy i za każdym razem pracownik może wybrać inne biurko.

Firma Salesforce wprowadziła elastyczny system pracy. Nie narzuca pracownikom konkretnych dni, w które muszą być obecni. Wymaga jednak, aby poświęcili od jednego do trzech dni na pracę w biurze, prezentacje oraz networking.

Firma HubSpot również wprowadziła elastyczny system pracy. Pracownicy przychodzą do biura dwa lub mniej dni w tygodniu. Kiedy pracują stacjonarnie, otrzymują tzw. “hotel desk”, inaczej zwane “hot desk”. Dodatkowo HubSpot pomaga urządzić przestrzeń pracy w domu.

Przykład planu pracy hybrydowej firmy Salesforce. WFH: Work from home (praca z domu)

Komunikacja

Określ kanały komunikacyjne, które będą obowiązywać pracowników podczas pracy hybrydowej. Dzięki temu jasne będzie gdzie, kiedy, kto i dlaczego pracuje zdalnie lub stacjonarnie.

Ciekawym rozwiązaniem jest wykorzystywanie aplikacji, jak Share by Parkanizer, w której bezpośrednio widać, który pracownik jest w pracy i jakie dokładnie biurko zajmuje. Dodatkowo opcja collegue finder umożliwia zajmowanie miejsca obok ulubionych osób.

Zasady pracy

Przypomnij pracownikom w dokumencie na temat polityki pracy hybrydowej o prawach, które im przysługują oraz podstawowych zasadach, które ich obowiązują. Należą do nich na przykład kwestia dofinansowania do domowego biura lub możliwość wzięcia zwolnienia lekarskiego nawet jeśli pracuje się zdalnie. W momencie, w którym pracownik przebywający w domu, złamie np. nogę w drodze do kuchni świadczenie odszkodowania może różnić się w zależności od tego czy zadziało się to w godzinach pracy czy nie.

Dodatkowo do polityki pracy hybrydowej można włączyć elementy takie jak np. elastyczne godziny pracy, system monitorowania pracy czy odpowiednie zabezpieczenia w celu chronienie dokumentów przed osobami postronnymi podczas przebywania w domu.

Jakie pytania warto zadać przed wprowadzeniem polityki pracy hybrydowej?

  • Dlaczego firma wprowadza pracę hybrydową? Jakie daje ona korzyści?
  • Jakie środki bezpieczeństwa lub sytuacje niebezpieczne należy wziąć pod uwagę, gdy niektórzy pracownicy są w biurze, a inni pracują w domu?
  • Czy godziny pracy są takie same dla pracowników zdalnych i stacjonarnych?
  • Jakiego sprzętu potrzebują pracownicy zdalni i czy firma go zapewni?
  • Jak będą odbywać się spotkania zespołu i na jakiej platformie?
  • Jak będą podejmowane decyzje strategiczne w kwestii systemu pracy? 
  • Czy pracownicy będą mogli wybrać, czy chcą pracować zdalnie lub osobiście, czy zależy to od ich stanowiska w firmie?
  • Czy od pracowników zdalnych oczekuje się takiego samego ubioru jak od stacjonarnych?

Jak stworzyć hybrydową politykę pracy?

  • Odpowiedz na powyższe pytania
  • Ściągnij nasz wzór i dopasuj go do specyfiki firmy
  • Skonsultuj się z działem prawnym lub księgowym 
  • Zapoznaj pracowników z polityką pracy hybrydowej

Dlaczego potrzebuję polityki pracy hybrydowej?

Zbiór reguł i zasad określonych przez pracodawcę znacznie ułatwia organizację pracy hybrydowej. Ze względu na to, że ta forma jest bardzo elastyczna, warto wdrożyć przejrzystą politykę tak, aby uniknąć dezinformacji. W dodatku polityka pracy hybrydowej jest niezwykle ważna z punktu widzenia bezpieczeństwa zarówno pracownika, jak i pracodawcy podczas ewentualnych wypadków, kradzieży i niefortunnych sytuacji losowych.

Za wprowadzeniem polityki pracy hybrydowej świadczą również dane pochodzące z badań. Poniżej przedstawiamy wyniki, które uzyskała amerykańska spółka zajmująca się doradztwem w zakresie zarządzania strategicznego. W badaniu aż 75% wszystkich respondentów stwierdziło, że preferuje hybrydowy model pracy.

Przykłady polityki pracy hybrydowej

Firmy różnie konstruują politykę pracy hybrydowej. Część decyduje się na krótkie wylistowanie zasad i reguł, a jeszcze inni tworzą obszerne dokumenty dokładnie opisujące poszczególne aspekty pracy. Należy pamiętać o tym, że pracownika przede wszystkim obowiązuje prawo oraz etyka pracy danego kraju i polityka pracy hybrydowej nie może temu przeczyć.

Przykład obszernej polityki pracy hybrydowej możesz zobaczyć tutaj.

Nasz wzór zwięzłej polityki pracy hybrydowej do pobrania tutaj.

Magdalena Jarosz
Magdalena Jarosz

Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na 30 minutową prezentację online już dziś.

Podczas prezentacji przedstawimy realnie działający system oraz odpowiemy na wszystkie Twoje pytania – żadnych prezentacji typu PowerPoint 😉

Kto się ze mną skontaktuje?

Marcin, nasz dyrektor ds. relacji z klientami, umówi i odbędzie prezentację online w dogodnym dla Ciebie terminie.

Czy zobowiązuję się do czegoś?

Nie. Rozmowa jest darmowa i do niczego nie zobowiązuje.

Co po rozmowie?

Jeśli po rozmowie dalej jesteś zainteresowany naszym produktem, na adres mailowy przesyłamy dedykowaną ofertę oraz listę kolejnych kroków.