Praca hybrydowa – co to jest i jak ją zorganizować?

Hybrid work model connects on-sie and remote employees

Co to jest praca hybrydowa, jak się do niej przygotować i co można dzięki niej zyskać? Rozwiej swoje wątpliwości wobec modelu pracy hybrydowej.

W artykule:

  1. Co to jest praca hybrydowa?
  2. Różne systemy pracy hybrydowej
  3. Jakie korzyści płyną z tego modelu?
  4. Jakie wyzwania niesie ze sobą?
  5. Jak przygotować się do wprowadzenia pracy hybrydowej?

Co to jest praca hybrydowa?

To model, który łączy pracę stacjonarną ze zdalną. Spośród tej trójki, to właśnie praca hybrydowa oferuje największą elastyczność. Dzięki niej, dogodne warunki znajdą zarówno fani biura jak i miłośnicy pracy w warunkach domowych. Żeby dobrze zrozumieć czym dokładnie jest praca hybrydowa, warto przyjrzeć się jej rodzajom.

Rodzaje pracy hybrydowej

Myśląc o pracy hybrydowej często bierze się pod uwagę tylko jeden jej rodzaj. W rzeczywistości model hybrydowy to pojęcie szerokie, mieszczące  w sobie kilka różnych strategii zarządzania pracą.

Systemy 2/3 i 3/2

Taki rodzaj pracy hybrydowej zakłada, że pracownicy przez część tygodnia pracują w biurze, a pozostałe dni przeznaczają na pracę zdalną. Pięciodniowy tydzień pracy często dzieli się na 2 dni w biurze i 3 dni pracy zdalnej (system 2/3) lub na odwrót (3/2).

Dni przeznaczone na wizyty w biurze mogą być różne dla każdego pracownika. Takie rozwiązanie daje dużą elastyczność. Ułatwia godzenie pracy z innymi obowiązkami i aktywnościami.

Pracownicy stacjonarni i zdalni

Pracą hybrydową można nazwać system, w którym część pracowników wykonuje swoje obowiązki zdalnie, a inni pracują z biura. Niektóre stanowiska wymagają obecności w biurze, inne pozwalają wykonać całość pracy z domu. Wybór dogodnego modelu pracy jest również dyktowany osobistymi preferencjami pracowników.

System dowolny

W tym przypadku to pracownik decyduje kiedy pracuje stacjonarnie, a kiedy zdalnie. Ten system oferuje największa elastyczność, oddając decyzyjność w ręce zatrudnionych.

System dowolny można realizować na dwa sposoby. Tradycyjny zakłada, że pracownicy posiadają swoje biurka, przy których pracują podczas wizyt w biurze. Bardziej elastyczny stawia na hot desking, a więc przechodnie biurka służące różnym pracownikom w zależności od dnia.

Dzielenie biurka w systemie hot deskingowym
W systemie hot deskingowym pracownicy dzielą ze sobą biurka

Korzyści płynące z pracy hybrydowej

Praca hybrydowa zostanie z nami na długo, dlatego warto skorzystać z tego co ma do zaoferowania. Ten model łączy w sobie korzyści pracy stacjonarnego i pracy zdalnej. Przez to zyskują na nim zarówno pracownicy jak i pracodawca. Poniżej skupiliśmy się na największych benefitach modelu hybrydowego.

Oszczędności

Dla pracodawcy, praca hybrydowa oznacza oszczędności w zakresie utrzymania biura. Czasowy czy stały – podział pracowników na zdalnych i stacjonarnych daje możliwość zatrudnienia większej liczby ludzi bez potrzeby powiększania biura. Pracownicy natomiast oszczędzają swój czas i pieniądze na dojazdy do miejsca pracy.

Większa elastyczność

Łączenie dwóch modeli pracy pozwala pracownikom lepiej organizować swój czas. W niektóre dni wizyta w biurze dogodnie łączy się z aktywnościami poza pracą. W inne wygodniej jest pracować zdalnie.

Co więcej, przygotowanie do dwojakiego modelu wspomaga sprawną pracę z różnych miejsc. Nie ważne czy jest to wizyta w innym oddziale, czy praca podczas delegacji – pracownik przygotowany do pracy hybrydowej jest wyposażony do wykonywania obowiązków w różnych okolicznościach.

Większe bezpieczeństwo

Chcemy tego czy nie, musimy brać pod uwagę pandemię podczas organizacji pracy. Odpowiednio wdrożony model hybrydowy ogranicza liczbę pracowników przebywających na raz w biurze. Przez to pozytywnie wpływa na bezpieczeństwo. Natomiast tym, którzy żywią obawy o swój stan zdrowia, pozwala bez przeszkód pracować z domu.

Międzynarodowy team

Model hybrydowy – podobnie jak model pracy zdalnej – pozwala bez przeszkód zatrudniać specjalistów z całego świata. Odpowiednio zorganizowana praca hybrydowa góruje jednak nad modelem zdalnym, ponieważ lepiej integruje pracowników zdalnych i stacjonarnych. Tym samym niweluje częsty problem modelu zdalnego – poczucie odizolowania pracowników zdalnych.

Praca hybrydowa otwiera możliwość zatrudniania specjalistów z całego świata

Praca hybrydowa – jakie niesie wyzwania?

Wprowadzanie modelu hybrydowego niesie za sobą przede wszystkim wyzwania organizacyjne i administracyjne. Poniżej przedstawiamy kilka aspektów, które warto wziąć pod uwagę przed zdecydowaniem się na model hybrydowy.

Komunikacja

Odpowiednie komunikowanie podczas pracy hybrydowej to podstawa. Wyzwanie jest tym większe, że należy skomunikować pracowników zdalnych oraz stacjonarnych. Dlatego zorganizowanie odpowiednich kanałów komunikacji to pierwsza kwestia, którą należy wziąć pod uwagę.

Przede wszystkim trzeba zadbać o sprawnie działające narzędzie do prowadzenia rozmów. Jednak na dobrą komunikację składa się nie tylko prowadzenie videokonferencji. Warto pomyśleć o dogodnej przestrzeni do dzielenia plików i przedstawiania prezentacji.

Aby zapewnić wygodną pracę zarówno z domu i z biura, należy zadbać o dobrze działającą wirtualną sieć prywatną (VPN). Dodatkowo, wirtualne przestrzenie do wspólnej pracy w czasie rzeczywistym mogą stać się mostem łączącym pracowników zdalnych i stacjonarnych.

Odpowiednie narzędzia pozwalają pracowników zdalnych i stacjonarnych
Dzięki odpowiednim narzędziom połączysz siły pracowników zdalnych i stacjonarnych

Odpowiednie narzędzia

Wspomniałem o narzędziach ułatwiających komunikację. Jednak na tym model hybrydowy się nie kończy. Pracownicy powinni być wyposażeni w programy, które pozwalają efektywnie przełączać się między pracą zdalną i stacjonarną. W ten sposób będą mogli płynnie kontynuować pracę rozpoczętą poprzedniego dnia.

Organizacja biura

Samo biuro również musi być gotowe na połączone siły pracowników stacjonarnych i zdalnych. Dlatego warto pomyśleć o salach konferencyjnych, w których wszyscy mogą pracować nad wspólnymi projektami.

W systemie hot deskingowym należy zwrócić uwagę na odpowiedni system do rezerwacji biurek. Nie powinno dojść do sytuacji, w której warunki biurowe zmuszają do pracy zdalnej w konkretne dni.

Integracja pracowników

Wprowadzając pracę hybrydową zwróćmy uwagę na częsty problem pracowników zdalnych – słabe poczucie przynależności do teamu i środowiska firmy w ogóle. Odpowiednia komunikacja niweluje ten problem. Jednak dobrze jest rozważyć aktywności integrujące oba rodzaje pracowników.

Odpowiednie wyważenie

Pamiętajmy, że praca hybrydowa czerpie garściami z obu modeli pracy. Dlatego – jeśli to możliwe – powinniśmy zachęcać pracowników do korzystania z biura, aby model hybrydowy nie zmienił się w zdalny. Ta różnorodność może nie być dostępna dla każdego, ale warto zadbać o to, aby pracownicy dostrzegali zalety obu modeli.

Jak zabrać się do organizacji pracy hybrydowej?

Przede wszystkim słuchajmy własnego zespołu. Przed wprowadzeniem modelu hybrydowego polecamy zorganizować ankiety, w których pracownicy określą swoje oczekiwania wobec takiego modelu pracy.

O co pytać w ankiecie?

Przede wszystkim o to, ile dni pracownicy chcą pracować z domu, a ile z biura. Dzięki tej informacji określisz jaka grupa faktycznie jest zainteresowana pracą hybrydową, a ile osób skłania się do modelu stacjonarnego lub zdalnego.

Kluczowym jest pytanie o narzędzia, których pracownicy potrzebują do efektywnej pracy hybrydowej. Odpowiedzi nakreślą realne potrzeby konkretnych działów i zobrazują faktyczny rozmiar inwestycji.

Dobrze jest spytać o najdogodniejsze miejsce pracy. Może się okazać, że niektórzy pracownicy chętniej uczęszczaliby do biura w modelu hybrydowym, gdyby mieli do dyspozycji przestrzeń biurową bliżej miejsca zamieszkania.

W końcu warto zapytać o opinię pracowników na temat zmiany modelu pracy. Poznać ich nadzieje i obawy. Dzięki temu zrozumiesz nastroje i dowiesz się jakie wątpliwości rozwiać. Model hybrydowy powinien ułatwiać pracę, a nie generować problemy. Dlatego poznanie opinii pracowników jest kluczowe.

Dobra organizacja przejścia na model pracy hybrydowej oszczędza wielu problemów

Kosztorys

Znając nastroje swoich pracowników, można wziąć się do analizy kosztów zmiany modelu pracy. Należy w niej wziąć pod uwagę m.in. koszty związane z wprowadzaniem nowych narzędzi i reorganizacji przestrzeni biurowej. Pamiętajmy też o uwzględnieniu oszczędności wynikających z modelu pracy hybrydowej.

W planowaniu weźmy także pod uwagę czas potrzebny do bezproblemowej zmiany. Nie ma określonych ram, w których zmiana powinna nastąpić. Dlatego warto ją dostosować do rozmiaru i tempa swojej firmy. Trzeba zadbać o to, aby każdy z pracowników był odpowiednio poinformowany i przygotowany do zmiany.

Sprawdź jak zorganizować pracę hybrydową z Share by Parkanizer.

Podsumowując

Praca hybrydowa niesie za sobą korzyści charakterystyczne dla obu modeli – stacjonarnego oraz zdalnego. Zyskują na nim zarówno pracownicy jak i pracodawca. Jednak, aby zmiana modelu pracy przebiegała płynnie, należy się do niej odpowiednio przygotować. Przed wprowadzaniem zmian należy pomyśleć o odpowiednich narzędziach, organizacji biura i nie zapominać przy tym o opinii pracowników. Jeśli odpowiednio zorganizujesz zmianę, praca hybrydowa ma wiele do zaoferowania Twojej firmie.

Potrzebujesz pomocy przy organizacji pracy hybrydowej? Umów się na prezentację i zobacz jak pomoże Ci w tym Share by Parkanizer – aplikacja stworzona z myślą o pracy hybrydowej.

Wojciech Feliks
Wojciech Feliks
Every company has its story, and I love telling stories. Privately a big fan of horror movies, ramen, and tea. I wouldn't say no to a journey around the world.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na 30 minutową prezentację online już dziś.

Podczas prezentacji przedstawimy realnie działający system oraz odpowiemy na wszystkie Twoje pytania – żadnych prezentacji typu PowerPoint 😉

Kto się ze mną skontaktuje?

Marcin, nasz dyrektor ds. relacji z klientami, umówi i odbędzie prezentację online w dogodnym dla Ciebie terminie.

Czy zobowiązuję się do czegoś?

Nie. Rozmowa jest darmowa i do niczego nie zobowiązuje.

Co po rozmowie?

Jeśli po rozmowie dalej jesteś zainteresowany naszym produktem, na adres mailowy przesyłamy dedykowaną ofertę oraz listę kolejnych kroków.