Praca hybrydowa, jak o niej nie myśleć i jak zorganizować ją dobrze?

Jak nie myśleć o pracy hybrydowej, co zrobić, żeby się do niej przygotować i co można dzięki niej zyskać? Popatrz na pracę hybrydową inaczej niż zwykle.

W artykule:

  1. Jak nie myśleć o pracy hybrydowej?
  2. Różne harmonogramy pracy hybrydowej
  3. Jakie korzyści płyną z modelu hybrydowego?
  4. Jakie wyzwania niesie ze sobą praca hybrydowa?
  5. Jak przygotować się do wprowadzenia pracy hybrydowej?

Co to jest praca hybrydowa?

Jest 2022 i nie muszę ci już tłumaczyć, że praca hybrydowa to mix pracy stacjonarnej i zdalnej. Co natomiast wypada wyjaśnić to fakt, że dobrze zorganizowana praca hybrydowa nie kończy się na wskazaniu kto i kiedy ma pracować z biura lub domu. Model hybrydowy to nowe, bardziej elastyczne podejście nie tylko do wykonywania pracy. To duża zmiana w sposobie zarządzania zasobami firmy, potężne wyzwanie komunikacyjne oraz czas ważnych decyzji biznesowych.

Można wprowadzić pracę hybrydową byle jak, bo wszyscy inni to robią, a później dziwić się, że nie przynosi korzyści, o których tyle się mówi. Można też myśleć o niej jak o narzędziu, które przyniesie realne korzyści firmie, o ile wykorzystuje się je kreatywnie.

Rodzaje harmonogramów pracy hybrydowej

Myśląc o harmonogramie pracy hybrydowej często bierze się pod uwagę tylko jeden rodzaj. Najczęściej pada na model 2/3 lub 3/2, czyli x dni w biurze na y dni zdalnych w tygodniu. W rzeczywistości model hybrydowy to pojęcie szerokie, mieszczące w sobie dziesiątki różnych strategii oraz ich modyfikacji. Trudno byłoby wymienić je wszystkie, dlatego poniżej wspominamy tylko o trzech przykładach modelowych harmonogramów.

Model „biuro przede wszystkim”

Model hybrydowy “biuro przede wszystkim” (eng. office-first) wymaga od pracowników przychodzenia do biura przez większą część miesiąca, jednocześnie pozwalając im na pracę zdalną tylko przez kilka dni.

Model częściowo zdalny

W przypadku tego modelu pracy hybrydowej część osób pracuje głównie z biura, a inni całkowicie zdalnie. Podział następuje zazwyczaj ze względu na role w zespole, czyli na przykład: developerzy i dział księgowy pracują w pełni zdalnie, a dział sprzedaży przebywa w biurze i spotyka się z klientami. 

Elastyczny model hybrydowy

Firma SAP podeszła do wdrożenia hybrydowego modelu pracy nieco bardziej holistycznie. Spółka najpierw przeprowadziła wśród pracowników ankietę, z której m. in. wynikało, że 80% pracowników chce pracować hybrydowo. Na tej podstawie SAP stworzył nową koncepcję “Pledge to Flex” czyli elastyczny model pracy hybrydowej.

W systemie hot deskingowym pracownicy dzielą ze sobą biurka

Niektóre korzyści płynące z pracy hybrydowej

Praca hybrydowa zostanie z nami na długo, dlatego warto skorzystać z tego co ma do zaoferowania. Pamiętaj, że żadna z wymienionych korzyści nie pojawi się sama, kiedy tylko wprowadzisz model hybrydowy. Są one efektem zmian i decyzji, które umożliwiają rozpoczęcie pracy hybrydowej.

Zwiększona produktywność

Badania pokazują, że najwyższą produktywność uzyskują osoby pracujące w modelu hybrydowym. Podczas obecności w biurze wzmaga się kreatywność, a praca z domu pozwala na skupienie. Warto jednak zauważyć, że pracownicy nie wykażą się większą kreatywnością jeśli nie będą mieli czasu ani przestrzeni na wymianę myśli ze współpracownikami. Natomiast skupienie podczas pracy zdalnej może być niemożliwe, jeśli warunki mieszkalne nie pozwalają na stworzenie odpowiedniej przestrzeni do pracy.

Oszczędności

Oszczędności podczas pracy hybrydowej pojawiają się głównie w obszarach:

  • wynajmu powierzchni biurowej
  • eksploatacji sprzętów biurowych
  • zużycia energii

Kiedy część pracowników wykonuje swoje obowiązki zdalnie, biuro pozwala na zatrudnienie większej liczby ludzi bez potrzeby jego powiększania. A jeśli firma nie planuje kolejnych zatrudnień, warto skorzystać z analizy wykorzystania biura, sprawdzić jaki procent powierzchni biurowej jest realnie wykorzystywany i rozważyć przeniesienie się do mniejszego i tańszego biura.

Pracownicy oszczędzają swój czas i pieniądze na dojazdy do miejsca pracy. W niektórych dużych miastach ludzie poświęcają nawet 3 godzinny dziennie na dotarcie do pracy. Wizyta w biurze to także wydatki na jedzenie, a w niektórych (karygodnych) przypadkach na parking.

Większa elastyczność

Łączenie pracy zdalnej i stacjonarnej pozwala pracownikom lepiej organizować swój czas. W niektóre dni wizyta w biurze dogodnie łączy się z aktywnościami poza pracą. W inne wygodniej jest pracować zdalnie.

Co więcej, przygotowanie do modelu hybrydowego wspomaga sprawną pracę z różnych miejsc. Nie ważne czy jest to wizyta w innym oddziale, czy praca podczas delegacji – pracownik przygotowany do pracy hybrydowej jest wyposażony do wykonywania obowiązków w różnych okolicznościach.

Nowe talenty i komfort pracowników

Model hybrydowy – podobnie jak model pracy zdalnej – pozwala bez przeszkód zatrudniać specjalistów z całego świata. Nie oszukujmy się, praca hybrydowa błyskawicznie przekształciła się z benefitu w wymóg wielu pracowników. Jeśli nie możesz zapewnić dobrze zorganizowanej pracy hybrydowej, możesz stracić wiele wartościowych talentów.

Praca w pełni zdalna sprawia, że relacje między ludźmi osłabiają się, a model hybrydowy pozwala wyeliminować ten czynnik.

Praca hybrydowa – jakie niesie wyzwania?

Wprowadzanie modelu hybrydowego niesie za sobą przede wszystkim wyzwania organizacyjne i administracyjne. Poniżej przedstawiam kilka aspektów, które warto wziąć pod uwagę przed zdecydowaniem się na model hybrydowy.

Komunikacja przed wprowadzeniem pracy hybrydowej

Niezwykle ważną, acz często pomijaną, kwestią jest odpowiednie zakomunikowanie pracownikom samego pomysłu wprowadzenia pracy hybrydowej oraz sposobu w jaki będzie wdrażana. Warto wysłać do pracowników informacje o tym, dlaczego zmienia się model pracy, kiedy dojdzie do zmian, co się zmieni w sposobie pracy, czego mają się spodziewać i jak powinni się przygotować do nowego modelu pracy.

Komunikacja podczas pracy hybrydowej

Odpowiednie komunikowanie podczas pracy hybrydowej to podstawa. Wyzwanie jest tym większe, że należy skomunikować pracowników zdalnych oraz stacjonarnych. Dlatego zorganizowanie odpowiednich kanałów komunikacji to pierwsza kwestia, którą należy wziąć pod uwagę.

Dodatkowo, można zastanowić się nad wirtualnymi przestrzeniami do wspólnej pracy w czasie rzeczywistym, które mogą stać się mostem łączącym pracowników zdalnych i stacjonarnych.

Dzięki odpowiednim narzędziom połączysz siły pracowników zdalnych i stacjonarnych

Odpowiednie narzędzia

Wspomniałem o narzędziach ułatwiających komunikację. Jednak na tym model hybrydowy się nie kończy. Pracownicy powinni być wyposażeni w programy, które pozwalają efektywnie przełączać się między pracą zdalną i stacjonarną. W ten sposób będą mogli płynnie kontynuować pracę rozpoczętą poprzedniego dnia.

Mówimy o rozwiązaniach funkcjonujących w chmurze. Te narzędzia pozwalają na dostęp do plików z różnych urządzeń i oferują zapisywanie zmian w czasie rzeczywistym. Dzięki chmurze pracownicy bez problemu dostaną się do plików, których używali z komputera w biurze, na swoim sprzęcie służbowym w domu.

Przydatne narzędzia będą się różnić w zależności od rodzaju firmy i branży, w której funkcjonuje. Dlatego w rozdziale o przygotowaniu do pracy hybrydowej wspominamy o ankiecie dla pracowników. Warto pytać czego potrzebują. Oni wiedzą to najlepiej.

Organizacja biura

Samo biuro również musi być gotowe na połączone siły pracowników stacjonarnych i zdalnych. Dlatego warto pomyśleć o salach konferencyjnych, w których wszyscy mogą pracować nad wspólnymi projektami. A jeśli sale mają być dostępne dla każdego pracownika to niezbędny będzie odpowiedni system rezerwacji sal. Nie, manager biura, który musi dokonywać rezerwacji za pracowników to nie jest dobry pomysł. Taka osoba ma sporo własnych obowiązków, a zajmowanie się rezerwacjami, wydłużanie ich, wprowadzanie rezygnacji, informowanie o dostępności i raportowanie no-showów to żmudna i irytująca praca.

Jeśli decydujesz się na oddanie decyzji o wizycie w biurze w ręce pracowników, pewnie myślisz o wprowadzeniu rezerwacji biurek. Warto zastanowić się nad kompleksowym system do rezerwacji biurek. Sprawdzić, czy w ogóle jest potrzebny firmie i zastanowić się nad tym jakie potrzeby powinien pokrywać. Nie powinno dojść do sytuacji, w której warunki biurowe zmuszają do pracy zdalnej.

Integracja pracowników

Wprowadzając pracę hybrydową zwróć uwagę na częsty problem pracowników zdalnych – słabe poczucie przynależności do teamu i firmy w ogóle. Odpowiednia komunikacja niweluje ten problem. Jednak dobrze jest rozważyć dodatkowe aktywności integrujące oba rodzaje pracowników.

Odpowiednie wyważenie

Pamiętaj, że praca hybrydowa czerpie garściami z obu modeli pracy. Dlatego – jeśli to możliwe – powinniśmy zachęcać pracowników do korzystania z biura, aby model hybrydowy nie zmienił się w zdalny. Przyjazd do biura może nie być dostępny dla każdego, ale warto zadbać o to, aby pracownicy dostrzegali zalety obu miejsc pracy.

Jak zabrać się do organizacji pracy hybrydowej?

1. Zobacz jak robią to inni

Do pracy hybrydowej można podejść na wiele sposobów. Model office-first czy częściowo zdalny to tylko ogólne zarysy, które można modyfikować do swoich potrzeb. Weźmy na przykład stworzony przez firmę SAP autorski model „Pledge to Flex”, albo elastyczne podejście firmy Unilever.

2. Przeprowadź ankietę wśród pracowników

Przede wszystkim słuchajmy własnego zespołu. Przed wprowadzeniem modelu hybrydowego polecamy zorganizować ankiety, w których pracownicy określą swoje oczekiwania wobec takiego modelu pracy.

O co pytać w ankiecie?

Przede wszystkim o to, ile dni pracownicy chcą pracować z domu, a ile z biura. Dzięki tej informacji określisz jaka grupa faktycznie jest zainteresowana pracą hybrydową, a ile osób skłania się do modelu stacjonarnego lub zdalnego.

Kluczowym jest pytanie o narzędzia, których pracownicy potrzebują do efektywnej pracy hybrydowej. Odpowiedzi nakreślą realne potrzeby konkretnych działów i zobrazują faktyczny rozmiar inwestycji.

Dobrze jest spytać o najdogodniejsze miejsce pracy. Może się okazać, że niektórzy pracownicy chętniej uczęszczaliby do biura w modelu hybrydowym, gdyby mieli do dyspozycji przestrzeń biurową bliżej miejsca zamieszkania.

W końcu warto zapytać o opinię pracowników na temat zmiany modelu pracy. Poznać ich nadzieje i obawy. Dzięki temu zrozumiesz nastroje i dowiesz się jakie wątpliwości rozwiać. Model hybrydowy powinien ułatwiać pracę, a nie generować problemy. Dlatego poznanie opinii pracowników jest kluczowe.

Zaoszczędź czas na przygotowywaniu ankiety ściągając przygotowany przez nas wzór.

3. Przygotuj politykę pracy hybrydowej

Polityka pracy hybrydowej to dokument, który znacznie ułatwia organizację pracy hybrydowej i jest niezwykle ważny z punktu widzenia bezpieczeństwa zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

Przeczytaj o polityce pracy hybrydowej i pobierz przygotowany przez nas wzór gotowy do przerobienia na potrzeby twojej firmy.

4. Wprowadź odpowiednie narzędzie do zarządzania pracą hybrydową

Przede wszystkim skonsultuj się z działem IT w swojej firmie przed wprowadzeniem narzędzia do zarządzania praca hybrydową. Oszczędzi to wielu niedopowiedzeń i późniejszych problemów.

Oszczędź sobie pracy i skorzystaj z gotowej listy pytań do IT.

Po otrzymaniu zielonego światła od IT, możesz przystępować do wdrażania. Przykładem narzędzia do zarządzania pracą hybrydową jest nasza aplikacja Share by Parkanizer. Oprócz udostępnienia modułu rezerwacji biurek oraz miejsc parkingowych, znosi najczęstsze bariery, które powstrzymują pracowników przed przyjazdem do biura.

5. Znajdź sposób na czerpanie korzyści z pracy hybrydowej

Powiedzmy to otwarcie: samo wprowadzenie pracy hybrydowej nie będzie panaceum, dzięki któremu firma na dniach zauważy wymierne korzyści. Nowy model pracy jest podstawą, na której powinniśmy budować nowe nawyki i testować nowe rozwiązania. Pomoże w tym m.in. analiza wykorzystania biura i zrozumienie sposobu w jaki ludzie korzystają z przywileju pracy hybrydowej. Te dane pomogą w podejmowaniu korzystnych decyzji biznesowych.

6. Zachęć ludzi do wizyt w biurze

Od czasu wymuszonej przez pandemię pracy zdalnej, podejście pracowników do wizyt w biurze uległo diametralnej zmianie i trudno im się dziwić. Większość firm nie wróci już do tradycyjnego modelu pracy sprzed pandemii.

Pracodawcy szukają najróżniejszych sposobów na ściągnięcie swoich podwładnych do biur. Kuszą benefitami i dostępnymi na miejscu rozrywkami, które najczęściej nie zdają egzaminu. Musimy zdać sobie sprawę, że problem nikłej frekwencji w biurze jest o wiele głębszy niż wydaje się większości pracodawców i nie pozbędziemy się go kolejnym stołem do piłkarzyków.

Wojciech Feliks
Wojciech Feliks
Every company has its story, and I love telling stories. Privately a big fan of horror movies, ramen, and tea. I wouldn't say no to a journey around the world.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na 30 minutową prezentację online już dziś.

Podczas prezentacji przedstawimy realnie działający system oraz odpowiemy na wszystkie Twoje pytania – żadnych prezentacji typu PowerPoint 😉

Kto się ze mną skontaktuje?

Marcin, nasz dyrektor ds. relacji z klientami, umówi i odbędzie prezentację online w dogodnym dla Ciebie terminie.

Czy zobowiązuję się do czegoś?

Nie. Rozmowa jest darmowa i do niczego nie zobowiązuje.

Co po rozmowie?

Jeśli po rozmowie dalej jesteś zainteresowany naszym produktem, na adres mailowy przesyłamy dedykowaną ofertę oraz listę kolejnych kroków.